Prozessmanagement

Prozessmanagement

  • Einführung und Umsetzung Prozessmanagement
  • Prozess Optimierungen
  • Einführung von umfassenden Qualitätsmanagement-Systemen nach ISO 9001/14000/13485
  • Wiederbelebung, Weiterentwicklung und Optimierung von bestehenden Qualitätsmanagement-Systemen
  • Analyse, Erweiterung und Optimierung im Sinne des Total Quality Management (TQM)
Prozesse Prozessgestalltung Prozesspflege Mitarbeiterförderung Hindernisse Spielregeln

Was macht ein Prozess:

Prozesse wandeln Knowhow und Ressourcen in Resultate.

Das gilt immer. Egal ob Unternehmen, Non-Profit-Organisation, Verband oder politische Partei.

Das wesentliche eines Prozesses:

Prozesse sind zielorientierte Transformationsvorgänge.

Weil die Kundenbedürfnisse die Prozesse anstossen und das Prozessergebnis der Bedürfnisbefriedigung der Kunden dient, ist die Zielorientierung der Prozesse mit Kundenorientierung gleichzusetzen.

Was machen Prozesse?

Prozesse wandeln

Rollenverständnis

Die Mitarbeiter erfahren oft eine tiefer greifende Veränderung der Arbeitskultur. Diese betrifft weniger die eigentliche Tätigkeit als das Rollenverständnis.

Die Pflicht ist nicht mehr erfüllt, wenn der Stapel abgearbeitet ist, sondern wenn der Prozessoutput zur vollen Zufriedenheit des Nächsten in der Prozesskette weitergegeben werden kann.

Rollen im Prozessmanagement

Rollen im Prozessmanagement

Beispiel einer Rollenbeschreibung für den Prozesseigner

Aufgaben:

Erstellt ein optimales Design für den Prozessablauf und die Koordination aller betroffenen internen und externen Schnittstellen (Lieferanten, Kunden usw.)

Ist verantwortlich für Freigabe, Implementierung, Einhaltung und die laufende Anpassung und Verbesserung seiner Prozesse.

Definiert die Prozessleistungsparameter für die Messbarkeit der Prozessresultate.

Beobachtet laufend die Resultate der Messungen und stellt die Einhaltung der Ziele sicher (Korrekturen, Ausbildung usw.).

Bildet ein Prozessteam und führt regelmässig und systematisch mit dem Prozessteam Prozessreviews durch.

Rechte:

Leitet das Prozessteam (inkl. unterstellte Prozesseigner, organisationsübergreifend).

Entscheidet in seinem Prozess selbstständig.

Hat innerhalb seines Prozesses organisationsübergreifende Weisungsbefugnisse.

Eskaliert Inputabweichungen an den zuständigen Prozesseigner und/oder an den übergeordneten Prozesseigner.

Ausnahmen:

Nicht budgetierte Veränderung mit Kosten- oder Personalfolgen.

Veränderungen des Prozessoutputs ohne Absprache mit den nachfolgenden Prozesseignern.

In diesen Fällen wendet er sich an den vorgesetzten Prozesseigner.

Verbesserung und Anpassung von Prozessen

Die Mitarbeitenden im Unternehmen sind die beste Ideenquelle für schrittweise oder ständige Prozessverbesserung.

Tätigkeiten zur Schrittweisen ständigen Prozessverbesserung sollten gelenkt werden, damit ihre Wirkung verstanden wird.

Damit Prozesse verbessert werden können, braucht es spezifische Kennzahlen, welche die kritischen Phasen eines Prozesses beleuchten.

Die beteiligten Personen im Unternehmen sollten die Befugnis, technische und methodische Unterstützung und notwendigen Ressourcen erhalten, die für die mit der Verbesserung verbundene Veränderung erforderlich sind.

Die einzelnen Prozessteams analysieren regelmässig, ob ihre Prozesse die Anforderungen erfüllen.

Sie definieren Massnahmen zur Verbesserung ihrer Organisationsabläufe und der Schnittstellen zu anderen Bereichen, und setzen sie um.

Prozessverbesserung

Prozesse verbessern und anpassen

Massnahmen enthalten

  • Grund für Verbesserung
  • Gegenwärtige Situation
  • Analyse
  • Ermittlung möglicher Lösungen
  • Beurteilung der Wirkungen
  • Festlegung und Standardisierung der neuen Lösung
  • Beurteilung der Wirksamkeit und Effizienz des Prozesses nach Abschluss der Verbesserungsmassnahme

Prozesse funktionieren nicht einfach so von alleine.

Es braucht den Menschen, um mit den Prozessen die geforderten Resultate zu erreichen.

Die Mitarbeitenden im Unternehmen bilden eine der wertvollsten Ressourcen.

Sie müssen nicht nur geforder sondern auch gefördert werden.

Vorhandene Potentiale sollen genutzt werden, nicht vorhandene Potentiale sollen entwickelt werden.

Mitarbeitenden sollen nicht nur das "wie" sondern auch das "warum" verstehen.

Themen der Mitarbeiterförderung

  • Einführung und Schulung neuer Mitarbeitenden
  • Bedarf für Aus- und Weiterbildung analysieren und umsetzen
  • Verantwortung delegieren (an Personen und Gruppen)
  • Arbeiten mit Zielen und Berurteilungen
  • Mitarbeitenden die Chance geben, sich weiter zu entwickeln
  • Mitarbeitende in die Findung von Korrektur- und Verbesserungsmassnahmen einbeziehen
  • Mitarbeitenden offen über relevante "good news" und "bad news" informieren

Ein erfolgreiches Prozessmanagement setzt eine Kultur des Denkens in Prozessen und Zusammenhängen voraus.

Mit der Neuausrichtung von Prozessen lässt sich die Leistungsfähigkeit der Organisation stark verbessern.

Es reicht aber nicht, in einer einmaligen Aktion die relevanten Abläufe zu rationalisieren.

Prozessmanagement bedingt eine kontinuierliche Planung und Steuerung von Wertschöpfungsketten, um nachhaltig die Performance zu halten oder zu steigern.

Mögliche Hindernisse

  • Die Aktivitäten sind wenig aufeinander abgestimmt.
  • Jede Abteilung hat ihre eigenen Prioritäten.
  • Informationen werden ungenügend weitergegeben, die nächste Stelle muss sich Informationen besorgen.
  • Die Bedürfnisse der nächsten Stelle sind zu wenig bekannt.
  • Niemand kennt den Gesamtablauf.
  • In gleichartigen Fällen wird unterschiedlich Vorgegangen.
  • Kein partnerschaftliches Vertrauensverhältnis zur vorgängigen Stelle.

Prozessmanagement kann man vergleichen mit Spielregeln.

Sie müssen unternehmensspezifisch aufgestellt, kommuniziert und geschult werden.

Dann muss dafür gesorgt werden, dass sie eingehalten werden.

Sind die Ergebnisse nicht befriedigend oder gibt es neue Anforderungen passt man die Spelregeln an.

Die Spelregeln im Unternehmen

Potenziale analysieren
Was können oder müssen wir zukünftig erreichen.

Anforderungen Analysieren
Was sind die Anforderungen und wie wollen wir sie erreichen.

Spielregeln festlegen
Wie gehen wir mit Kunden und miteinander um.

Rollen definieren
Was sind die Rollen und wer sind die Rollenträger.

Teams bilden
Wie und in welchen Gruppen arbeiten wir zusammen.

Vorgehen festlegen
Wie packen wir es an.

Dokumentation aktualisieren
Wie dokumentieren wir die Vorgaben.

Umsetzung und Schulung
Wie bringen wir den Prozess in Gang.

Aktuellen Zustand laufend beurteilen
Wie stellen wir fest, was gut/nicht gut läuft.

Prozesse managen
Wie halten wir den Prozess aktuell.

Wir unterstützen und begleiten Sie auf Ihrem Weg zu einem exzellenten Unternehmen!