Wissensmanagement

Wissensmanagement oder in neudeutsch Knowledgemanagement hat zuerst einmal nichts mit Software zu tun.
Wissensmanagement ist eine organisatorische Herausforderung!
Methoden, Technik und Systeme können das Wissenmanagement jedoch enorm unterstützen.

	Entwicklung und Umsetzung von Wissensmanagement
	Einführung und Umsetzung von Skillmanagement
	Entwicklung zur "lernenden Organisation"

Wissensmanagement ist nichts neues, es gibt es seit 100.000den von Jahren.

Wissensmanagement basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung.

Vor ca. 5000 Jahren wurde das Dokument geboren

Seit ca. 30 Jahren gibt es elektronische Dokumente.

In vielen Unternehmen werden Themen, welchen den Erfolg wesentlich beeinflussen, immer noch mündlich überliefert.

Wenn mal etwas schief geht, wundert man sich.

Das Wissen ist jedoch einer der wertvollsten Ressourcen in einem Unternehmen.

Wissen muss erarbeitet, erhalten, angepasst und gepflegt werden!

Dokumente sind weit verbreitet.

Es charakterisiert sich folgendermassen:

- auf Papier
- anfassbar
- ohne Hilfsmittel lesbar
- man kann es unterschreiben
- beweisfähig
- stapelbar
- archivierbar
- ........

Ein Dokument ist also eine sehr praktische Sache.

Probleme mit Papierdokumenten

In einigen Bereichen sind Papierdokumente im Geschäftsleben nicht wegzudenken:

z.B. Verträge, Aufträge, Zertifikate, Zeugnisse, Urkunden usw.

In anderen Bereichen wurden klassische Dokumente immer mehr verdrängt:

z.B. e-Mail, Briefe, Listen, Protokolle, Notizen, Reporte usw.

Die täglichen Problem bei Papierdokumenten sind die Menge, Aktualität, Ablage, Archivierung und das Wiederauffinden.

Das elektronische Dokument

Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den Dokumentenbegriff nicht

Immer mehr Dokumente entstehen digital und sind nicht mehr für eine physische Repräsentation geeignet.

Elektronisch signierte Dokumente erhalten die gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche Papierdokumente

Liegen Dokumente in elektronischer Form vor, ist die Handhabung wesentlich vereinfacht.

Wenn nur nicht die beinahe unübersichtliche Menge wäre.

Das gleiche Dokument gibt es doppelt und dreifach!

Welches ist die aktuelle Version?

Wo ist es abgelegt?

Welche Dokumente gehören zusammen, welche nicht!

Wer hat meine Offerte gelöscht?

Vorgabedokumente

Vorgabedokumente sind:

- Prozessbeschreibungen
- Formulare
- Richtlinien
- Kennzahlenbeschreibungen
- ....

Vorgabedokumente erstellen wir in Microsoft Office.

Wir haben über Jahre Templates und Makros entwickelt, welche unsere Kunden uneingeschränkt einsetzen können.

Intra-/Extranet

Für die einfache Ablage und Planung von Tätigkeiten empfehlen und unterhalten wir Intra- und Extranet Lösungen aus dem Opensource Bereich.

Dadurch entstehen keine Lizenzkosten.

Dokumente und Daten lassen sich strukturiert ablegen und sind für alle in der aktuellsten Form verfügbar.

Über Berechtigungen und Rollen kann die Verfügbarkeit gesteuert werden.

Dokument Management Systeme (DMS)

Auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) muss man sich heute Gedanken machen, welche Arten von Informationen im Unternehmen vorhanden sind, wie lange diese gebraucht werden, was sie wert sind und was damit geschehen soll bzw. wie sie optimal genutzt werden können.

Der Einsatz moderner Dokumenten-Management- und Archivsysteme (DMS) ist dazu mittlerweile auch aufgrund der ganzheitlichen Funktionsabdeckung unbestritten.

Die auch als ECM (Enterprise Content Management) bezeichneten Lösungen sind in der Lage, den gesamten Lebenszyklus aller in einem Unternehmen anfallenden Dokumente zu erfassen und abzubilden.

Das heisst, sie unterstützen die Erfassung, Bearbeitung, Weiterleitung, Ablage, Recherche und langfristige Archivierung der Dokumente und somit eine rationelle Prozessabwicklung.

Argumente für DMS

	Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
	Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
	Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
	Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
	Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)
	Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
	Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
	Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
	Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
	Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
	Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

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